Die Webapplikation bietet drei grundsätzliche Ansichten:

Seite «Übersicht»: Die Übersichtsseite bildet in 6 Kacheln den Prozess für die Datenaufbereitung und den Transfer der Daten von nationalem Interesse ab. Buttons, die in den Kacheln ausgegraut sind, sind inaktiv und können erst angeklickt werden, wenn der vorgelagerte Prozessschritt ausgeführt wurde. Abgeschlossene Prozessschritte werden mit einem grünen Gutzeichen markiert. Unvollständige Prozessschritte werden mit einem gelben Ausrufezeichen markiert.

Seite «Metadaten»: Die zweite Ansicht bietet einen Überblick über die importierten Metadaten und ermöglicht, Daten zu sortieren und zu editieren. Zum Sortieren der Einträge kann der jeweilige Spaltentitel angeklickt werden. Zudem können sämtliche Metadatensätze aus der Applikation wieder in eine CSV-Datei exportiert werden.

Seite «Dateien»: Die dritte Ansicht listet alle hochgeladenen PDF-Dateien auf und zeigt, ob diese schon OCR-erkannt und den Metadaten zugeordnet sind. Die hochgeladenen Dateien können in dieser Ansicht geöffnet und die Dateinamen können editiert werden. Alle PDF-Dateien können in einem Schritt in eine ZIP-Datei heruntergeladen werden.

Metadaten

• Stellen Sie sicher, dass Sie für den Import der Metadaten ausschliesslich die von swisstopo zur Verfügung gestellte Excel-Vorlage verwenden.
• Stellen Sie sicher, dass die Muss-Felder in jedem Datensatz ausgefüllt sind.
• Datensätze ohne Archiv-ID können nicht importiert werden.
• Die Excel-Datei muss als CSV-Datei gespeichert werden, damit sie in die Webapplikation importiert werden kann.

PDF-Dokumente

• Benennen Sie alle Dokumente gemäss Vorgabe in der Anleitung und der Anforderungen.
• Laden Sie ausschliesslich Dateien im PDF-Format hoch.
• Beachten Sie, dass einzelne PDF-Dateien sehr gross sein können    (> 100 MB) und der Upload einer grossen Anzahl Dokumente mehrere Stunden dauern kann.

OCR

• Die OCR geschieht serverseitig. Der Prozess wird auch dann weitergeführt, wenn Sie Ihr Browserfenster schliessen oder den Computer ausschalten.
• Die OCR kann je nach Anzahl und Grösse der PDF-Dateien mehrere Stunden dauern.
• Falls ein PDF-Dokument nicht eingelesen werden kann, versuchen Sie, den Vorgang für das betroffene Dokument nochmals durchzuführen.
• Falls ein Dokument nach mehreren Versuchen nicht lesbar gemacht werden kann, kontaktieren Sie bitte swisstopo.

Daten zuweisen

• Stellen Sie für die Zuweisung sicher, dass zu jedem Archiveintrag in den Metadaten mindestens ein PDF-Dokument hochgeladen wurde.
• Stellen Sie sicher, dass zu jedem hochgeladenen Dokument ein entsprechender Metadatensatz mit derselben Archiv-ID vorliegt.
• Falls die Zuweisung für einzelne PDF-Dateien nicht klappt: Vergewissern Sie sich, dass der Dateiname korrekt aufgebaut ist (siehe Anleitung) und die Archiv-ID im Dateinamen mit der Archiv-ID im Metadatensatz übereinstimmt.

Daten transferieren

• Es werden ausschliesslich Datensätze und PDF-Dateien an swisstopo transferiert, bei denen das Attribut «Nationales Interesse» mit «yes» markiert ist.
• swisstopo publiziert keine Daten und Dokumente, sondern nutzt diese für ihre eigenen Zwecke.

Daten löschen

• Wenn Sie Ihre Metadaten und Dokumente mit der Funktion «Nicht übermittelte Daten löschen» aus der Webapplikation entfernen wollen, werden lediglich die Daten gelöscht, die noch nicht an swisstopo transferiert wurden. Bereits transferierte Daten können nicht mehr gelöscht werden.